Ma reggel megint kaptam egy üzenetet egy vállalkozótól. Mindössze két mondatból állt, viszont szinte szóról szóra ugyanazt fogalmazta meg, amit havonta kétszer is megkapok valakitől.
Azt írta, hogy van Notionja, van táblázata, sőt még egy applikációja is, mégsem érzi, hogy bármi működne.
Amikor rákérdeztem, hogy pontosan mit csinál, megjött a tipikus válasz. Van egy Notion oldala a feladatoknak, fut egy Google Calendar a meetingekre, az asztalon ott a füzet a reggeli teendőkkel, létezik valahol egy Trello fiók is, amit három hónapja meg sem nyitott és van egy app, amit egy YouTube-guru ajánlott a múlt héten. Szóval az eszközpark teljesen a helyén van. Csak éppen az egészből semmi sem áll össze rendszerré.
Ha most magadra is ismersz, akkor ez a cikk pont neked szól és nem fogom rád önteni a megszokott „rakd rendbe a jegyzeteid” típusú zsongást.
Mi a baj akkor, ha minden megvan, de mégsem működik?
Az információs káosz nem onnan jön, hogy keveset jegyzetelsz. A legtöbb vállalkozó, akivel dolgozom, brutálisan sokat ír le naponta. A baj az, hogy hat különböző helyre teszi le és minden reggel újra ki kell találnia, hogy hol keresse, mi a következő lépés és mit hagyhat ki a listáról. A tünet tehát nem az adathiány, hanem az, hogy az adatból nem születik döntés.
Volt egy ügyfelem, akinek gyönyörű volt a Notion oldala. Színkódolt, szépen tagolt, minden feladat pontosan kategorizálva benne. A problémát mégis így fogalmazta meg nekem. „Nem tudom, hol álljak neki.” Belenéztünk együtt a rendszerébe és kiderült valami fontos. Ami nála volt, az nem rendszer volt, hanem egy szépen rendezett adatbázis. Tudta, hogy mit kell csinálni, de nem volt mögötte logika arra, hogy mikor csinálja, milyen sorrendben csinálja és mi történjen akkor, ha valami közbejön.
Ez az a pont, ahol a legtöbb úgynevezett rendszer elhasal. Az adatbázis önmagában nem rendszer. A naptár sem rendszer önmagában. Egy app szintén nem rendszer önmagában. Ezek mind eszközök és az eszköz addig nem válik rendszerré, amíg nincs mögötte egy működési logika, ami megmondja, hogy mikor nyúlsz hozzá, mi indítja el a használatot és mi a következő lépés akkor, ha végeztél egy darabbal.
Adatbázis vagy rendszer, és miért nem mindegy ez?
Az adatbázis arra ad választ, hogy mi van nálad. A rendszer arra ad választ, hogy most pontosan mit csinálj. Ez a kettő nem ugyanaz és a gyakorlatban ennek a két dolognak az összekeverése okozza a legtöbb fejfájást.
Gondolj egy pillanatra arra a gépre, ami most előtted áll az asztalon. Az a kompjúter minden reggel ugyanazokat a folyamatokat futtatja le ugyanabban a sorrendben, mert ezt egyszer beprogramozták neki. Soha nem kérdezi meg minden indításkor, hogy „szerinted ma is elindítsam az operációs rendszert?”. Egyszerűen elvégzi a dolgát. A döntés egyszer meg lett hozva és nem kell mindennap újra meghozni.
A legtöbb vállalkozónál viszont pont ez nincs meg. Van egy halom eszköz, van egy halom szándék és minden reggel újratervezés indul arról, hogy aznap mit fog csinálni, hol fogja csinálni és mikor fogja befejezni. Ez nem rendszerszerű működés. Ez ugyanannak a döntésnek a folyamatos újrajátszása és pont ez az, ami egy idő után felőrli az embert. Olyan, mintha minden reggel beleraknának a cipődbe egy kavicsot. Önmagában nem fáj komolyan, csak állandóan ott zavar és estére már nem érted, miért nem tudtál igazából semmit sem befejezni.
A jéghegy alja, ahol a rendszered valójában eldől
Itt jön a történetnek az a része, amit a legtöbb produktivitásos tartalom egyszerűen kihagy. Az információs káosz nem ott dől el, ahol látod. A jéghegymodellnek nevezett gondolkodási keret szerint minden problémának négy szintje van és a látható esemény mindig csak a csúcsa annak, ami valójában a felszín alatt zajlik.
A legfelső szint az eseményeké. Ide tartozik az, hogy elveszítettél egy fontos jegyzetet, vagy hogy másfél órán át kerested azt a hivatkozást, amiről tudtad, hogy biztosan megvan valahol. A legtöbb ember itt megáll és tűzoltásba kezd. Letölt egy újabb appot, vagy tesz egy újabb fogadalmat, hogy mostantól tényleg jobban figyel.
A második szint a mintáké. Itt már nem egy elveszett jegyzet a kérdés, hanem az, hogy ez minden héten megtörténik veled és minden hónapban újra elveszik valami fontos információ. A minta már sokat elárul, viszont önmagában még nem ad megoldást a kezedbe.
A harmadik szint a struktúráké. Itt jön az igazi mélység. Milyen rendszer hozza létre azt, hogy folyton elveszik nálad ez az információ? Nincs egy fix bejövő helyed, ahova minden gondolat befut. Nincs egy heti rutinod, ami priorizál helyetted. Nincs egy szabályod arra, hogy egy ötlet pontosan hova kerül, miután felírtad. Ezek a struktúrák szülik a mintákat és a minták szülik az eseményeket. Ha tehát itt avatkozol be, akkor egyetlen mozdulattal minden jövőbeli esemény természete megváltozik.
A legmélyebb szint a mentális modelleké. Ide tartoznak azok a kimondatlan hitek, amik miatt eleve nem építesz rendszert magadnak. Olyanok, mint „a jó szakember nem szorul rendszerre”, vagy „ha most leírom, akkor úgyis megjegyzem”, vagy „nekem alkati ügy, hogy nem vagyok rendszerező típus”. Ezeket ritkán nézi meg az ember, pedig pont ezek tartják fenn a teljes felépítményt.
A rendszergondolkodás logikája szerint minél mélyebbre ásol, annál nagyobb a beavatkozás hozadéka. Ezért dolgozom én is mindig a struktúrától felfelé és soha nem az eseményektől lefelé.
A visszacsatolási hurok, amiben tulajdonképpen benne ülsz
A komplex rendszereknek van egy alaptulajdonsága, amit a legtöbb ember nem ismer fel. Nem lineárisan reagálnak, hanem körbe folyik bennük az ok és az okozat. A csapatos példa ezt szépen mutatja. Ha túl sok feladat ül egyetlen emberen, akkor csúszni kezdenek a leadások. A csúszás miatt jönnek a reklamációk az ügyfél felől. A reklamációk miatt újabb feladatok kerülnek az ember nyakába. Az új feladatok miatt még jobban túlterheltté válik és a hibák száma még magasabb lesz. Ez a kör nem onnan jön, hogy az illető lusta vagy figyelmetlen lenne. Ez egy erősítő visszacsatolási hurok és ha kívülről nem törik meg, akkor önmagát erősíti egészen a kiégésig.
Az egyszemélyes vállalkozásnál ugyanez zajlik az információs káoszban. Mivel nincs rendszered, minden reggel hosszabb a beindulás. A hosszabb beindulás miatt később kezded az értékes munkát. A késő kezdés miatt később végzel és kevesebb energiád marad arra, hogy este leülj a rendszer megépítéséhez. A megépítetlen rendszer miatt másnap reggel megint hosszabb a beindulás. A kör így zárul be és így pörög magától egészen addig, amíg valaki kívülről be nem nyúl, vagy te magad meg nem tanulod, hogyan kell ezt a hurkot megtörni.
Hogyan néz ki egy igazán minimális, mégis működő rendszer?
Az elmúlt hetekben volt egy igazán nehéz napom, ahol egyszerre csúszott egy sablon, kiabált egy ügyfél és aznap kellett feladnom a heti levelet is. Mégis egészben jöttem ki belőle. Nem azért, mert különlegesen jól viselem a nyomást, hanem azért, mert mire ahhoz a forró órához érek, már megvan előre a priorizálási logikám. Nem aznap találom ki a sorrendet a fejemben. Csak alkalmazom azt, ami már előre eldőlt.
Egy minimális rendszer egy mikrovállalkozónál körülbelül négy darabból áll össze. Először is van egy bejövő hely, ahova minden ötlet, minden feladat és minden megbeszélnivaló befut, mielőtt bárhova máshova kerülne. Másodszor van egy heti rutinod, jellemzően egy húszperces vasárnapi vagy hétfő reggeli kör, amiben a bejövőből priorizált hetet csinálsz magadnak. Harmadszor van egy napi szabályod arra, hogy mi az az egyetlen dolog, amitől a napod sikeresnek számít akkor is, ha a többi feladat csúszik. Negyedszer van egy ha-akkor csomagod a leggyakoribb krízisre. Például amikor beesik egy sürgős ügyfélkérés, akkor a mai egy fontos dolgot átteszed másnapra és nem rakod be a hét közepére.
Tényleg csak ennyiből áll. És pont ettől működik. Nem azért, mert csilivili, hanem azért, mert ki van élezve a leggyakoribb döntéseidre és így nem kell minden egyes alkalommal kitalálnod a megoldást.
Mi az a PARA, és miért érdemes mégis ránézned?
A PARA módszert Tiago Forte rakta össze és a lényege az, hogy minden digitális információt négy kategóriába rendezel be. Az első az aktív projekteké. A második a felelősségi területeké, ahol az olyan dolgok élnek, amik soha nem fejeződnek be, csak folyamatos fenntartást igényelnek. A harmadik a referenciaanyag, vagyis az olyan tudás, amit most nem használsz, de később előveheted. A negyedik az archívum, ahova a lezárt dolgok kerülnek a polcra.
A PARA nem azért zseniális, mert négy mappa van benne. Ennyit te is ki tudtál volna találni magadtól. Hanem azért, mert egy döntési szabályt ad a kezedbe. Mindig pontosan tudod, hova kerül az a dolog, amit most felírtál és nem kell róla minden egyes alkalommal újra elgondolkodni. Pont ez hiányzik a legtöbb embernél. Nem a négy mappa hiányzik nekik, hanem a döntési logika, ami melléje jár.
Magyar mikrovállalkozónak különösen jól megy a PARA, mert nem igényel külön szoftvert vagy bonyolult eszközparkot. Notionben tökéletesen lefuttatható, ugyanakkor elboldogul Google Drive-on is, sőt nyomtatott formában és dossziékban is. Skálázódik veled együtt és nem omlik össze akkor, amikor öt jegyzet helyett már ötven gyűlik össze.
Hogyan csökkentsd a döntési terhelést a rendszereddel?
Vegyük a feladatkezelést egy gyakorlati példán keresztül. A legtöbb ember leírja valahova a feladatokat és reggel megpróbál választani közülük. Ez nem rendszerszerű működés. Ez egy lista, amiből minden reggel újraszervezed magad és minden reggel ugyanannyira nehéz nekiállni.
A rendszer az lenne, ha lenne egy szabályod arra, hogy egy feladat mikor kerül be a listára. Lenne egy másik szabályod arra, hogy mi alapján kap prioritást, vagyis hogy a határidő, az ügyfélérték vagy a blokkoló jellege számít elsősorban. Lenne egy harmadik szabályod, ami megmondja, hogy melyik napon és melyik idősávban foglalkozol vele. Ha ez a három szabály mindig a helyén van, akkor a reggeled nem döntési kérdés többé. A döntést már előző nap este vagy akár az előző héten meghozta helyetted maga a rendszer.
Ez az a pont, ahol a rendszer kifejezetten matematikailag is megtérül. Naponta annyi apró döntéstől szabadít meg, hogy estére nem azzal a fáradt fejjel ülsz le, mint az a vállalkozó, aki egész nap a saját agyával csatázott a sorrendekért.
Mit ne csinálj, ha most állsz neki?
Mielőtt nekiállsz a saját rendszerednek, három csapdára érdemes előre felkészülnöd. Az első a copy-paste guru csapda. Találkozol egy gyönyörű Notion sablonnal, ami valakinek a YouTube-csatornáján fut, harminc nézettel, ötven mezővel és egy teljes GTD implementációval. Letöltöd, beleülsz és három hét múlva ott állsz egy rendszerrel, aminek a karbantartása maga is második állássá válik. Soha ne kezdj így neki. A te dolgod a vállalkozásod fejlesztése és nem maga a rendszer építgetése.
A második csapda az appokon keresztüli megoldáskeresés. Az emberek többsége előbb választ eszközt és csak utána próbálja kitalálni, hogy mire is használja egyáltalán. Nálad ennek pont a fordítottja a sorrend. Először a döntési pontokat tisztázod és az eszközt csak akkor választod ki, ha már tudod, mire kell és milyen szabályokat kell kiszolgálnia.
A harmadik csapda a maximalizmus. Egy jó rendszer a leggyakoribb három vagy négy helyzetedre ad választ és semmi többre. A többit kezelheted ad hoc módon és ez egyáltalán nem hiba. Ez egy tudatos választás. Aki mindenre rendszert akar építeni, az a rendszer karbantartásában fog elveszni és a vállalkozására már nem marad ereje.
Hogyan tovább innen?
Mielőtt új Notion oldalt nyitnál, új appot töltenél le, vagy újabb produktivitásos tartalmat olvasnál, üljünk le három kérdéssel. Az első kérdést tedd fel magadnak most rögtön. Van a rendszeredben olyan logika, ami megmondja, mikor és mit csinálsz? Ha nincs, akkor nem rendszered van, hanem digitális rumlid. A második kérdés ennél is élesebb. Van benne előre megépített priorizálás, vagy reggelenként az agyaddal kell összemenned a sorrendért? Ha nincs, akkor minden napod úgy kezdődik, hogy meccselsz magaddal, mielőtt egyáltalán nekiállnál bármi értékesnek. A harmadik kérdés a legfontosabb. Van benne valami, ami a borult napokat is kezeli? Ha nincs, akkor a rendszered csak akkor működik, amikor amúgy is jól mennek a dolgok, vagyis akkor, amikor a legkevésbé van rá szükséged.
Ha a háromból akár csak egyre is nemet mondasz, akkor van min dolgozni. És nem kell egyedül nekivágni a feladatnak.
Van két olyan szolgáltatásom, amelyek pontosan ezen a problémán dolgoznak és van mellettük egy harmadik szint is, ami már egy másfajta ügyfélnek szól.
A Productivity Bootcamp az a hely, ahova akkor érdemes beülnöd, ha magad akarod felépíteni a saját rendszered, viszont vezetést szeretnél hozzá. Időhöz kötött csoportos kurzus, ahol nem passzív videókat nézel egy könyvtárból, hanem konkrét feladatokat csinálsz végig másokkal együtt és a végére összeáll egy működő, rád szabott rendszer Notionben. A bootcamp részleteit a notionmagyarul.hu/productivity-bootcamp-notion oldalon találod meg.
A Notion rendszerépítés akkor passzol hozzád, ha azt szeretnéd, hogy ne neked kelljen kitalálnod a logikát, hanem én rakjam össze helyetted. Ez egy 1:1 szolgáltatás, ahol a te konkrét vállalkozásodra szabva építem fel azt a Notion rendszert, ami a fent leírt négy alappillérre épül. Nem sablon, hanem személyre szabott rendszer. A részleteket a notionmagyarul.hu/notion-rendszerepites oldalon olvashatod el.
Ha pedig már túl vagy a rendszerépítésen és inkább az a problémád, hogy a működtetés fenntartása veszi el az időd nagy részét, akkor van egy harmadik szint, amit Fractional COO modellnek hívok. Ez már nem rendszerépítés, hanem folyamatos operációs partnerség, ahol nem egy egyszeri építés és átadás történik, hanem hónapokon keresztül én futtatom melletted a működést. Erről akkor érdemes beszélnünk, ha már nem a rendszered hiányzik, hanem az időd arra, hogy bárki egyáltalán működtesse helyetted.
Gyakran ismételt kérdések, amik szoktak jönni
Mi a második agy magyarul?
A második agy egy gondolkodásmód és nem egy konkrét szoftver. A lényege az, hogy a fontos információkat kiszervezed egy megbízható külső rendszerbe, hogy az agyad ne tárolással, hanem gondolkodással foglalkozhasson. Notion, Obsidian, Apple Notes, sőt akár papír is megfelel hozzá, az eszköz másodlagos kérdés.
Notion vagy Evernote kezdő vállalkozónak?
Ha most kezded és nincs erős preferenciád, akkor a Notion legyen a választás. A magyar nyelvű támogatása sokkal bővebb, az ingyenes csomag bőven elég egyszemélyes vállalkozónak és a rendszerépítés is rugalmasabb benne. Az Evernote egy tisztább jegyzetelő, viszont ha nem csak jegyzetelni akarsz, akkor szűkebb keretet ad, mint a Notion.
Mennyi idő alatt áll össze egy működő rendszer?
Az első használható verzió néhány óra alatt megépíthető. A finomhangolása viszont két vagy három hónap napi használat alatt teljesül ki igazán. Soha ne akarj az első napon tökéleteset, mert pont az ellenkező hatást éred el vele.
Megéri sablont vásárolni, vagy inkább magamtól rakjam össze?
Mindkettő működik a maga módján, csak nem ugyanannak az embernek. Ha szereted a tiszta lapot és élvezed magát az építést, akkor csináld magad és ehhez ad keretet a bootcamp. Ha gyorsabban akarsz eredményt és nem akarsz minden csavart magad újragondolni, akkor inkább vegyél egy kész sablont vagy kérj rendszerépítést. A kulcs soha nem a sablon szépsége, hanem hogy döntési logikára épüljön és ne csak property halmaz legyen.
Mi van, ha már most több helyen vannak a jegyzeteim és félek a migrálástól?
A legjobb tanácsom az, hogy ne is migrálj. Húzz egy vonalat a mai dátumnál és onnantól minden új tartalom egyetlen helyre kerül. A régi cuccokat hagyd ott, ahol vannak. Három hónap múlva visszanézed a régi anyagokat és kiderül, hogy melyikre van valóban szükséged. A többit nyugodtan törölheted.
